سید امین افصحی
نقش روابط عمومی در تنظیم و بهبود ارتباطات سازمانی
ارتباط محوری است که جهان بر پایه آن می چرخد وعلم، صنعت و هنری را نمی شناسیم که از این موضوع بی نصیب باشد. ارتباطات صحیح، خوب و کاربردی حال خوب را برای افراد و سازمانها رقم می زند و این را نباید از یاد ببریم که نهادها را افراد می سازند و ارتباط بین آن ها شکل دهنده سازمان است. افراد به عنوان سرمایه های انسانی و بالاترین دارایی هر سازمانی اگر روابط خوبی با خالق خود، خانواده خود و خانواده سازمانی شان برقرار نمایند سلامت ساختارها، بهبود کارکردها، بقا و توسعه سازمان خود را رقم خواهند زد.
ارتباطات در هر سازمان سطوح و انواع متنوعی دارد و این وجود ارتباطات است که مبنای شکل گیری ساختار سازمان را فراهم می نماید که آجر بنای اصلی هر سازمانی است که پا به عرصه وجود می گذارد. آن چه مسلم است جایگاه های سازمانی، نقش ها، سیاست گذاری، همه و همه بر مبنای نوع ارتباطات موجود، گذشته و آتی تدوین می شوند و بر مبنای کارکردها و توسعه این ارتباطات، تعاریف، سیاست گذاری ها و برنامه ریزی های سازمانی نیز مورد برنامه ریزی مجدد، باز تعریف و بازنگری قرار می گیرند.
در سطوح مختلف ارتباط یک سازمان بر مبنای موقعیت مخاطب با انواع ارتباطات درون سازمانی، برون سازمانی و بین سازمانی مواجه هستیم.
همان گونه که در هر علم و صنعتی، متخصصین آن بایستی امور را در دست بگیرند، هرگاه بحث ارتباطات برای یک سازمان پیش می آید، ناخودآگاه اولین گزینه ذهنی ما مدیران و کارشناسان و فعالان حوزه روابط عمومی در آن سازمان، خواهد بود.
بحث تنظیم ارتباطات سازمانی یکی از وظایف و تخصص ها در حوزه کار گسترده روابط عمومی است که همواره بایستی با ظرافت، بر مبنای روش های علمی و کاملاً هنرمندانه به سرانجام برسد. وظیفه ای خطیر که همواره بایستی در حال بازنگری، بهسازی و توسعه باشد، زیرا که تحولات در یک سازمان از یک سو، انواع رفتارهای ارتباطی سازمان و سرمایه های انسانی آن اثرگذار بوده و از سوی دیگر خود مجدداً از نتیجه این تحولات و تغییرات متأثر می شود و این به مثال یک چرخه پویا بین بنیادهای ارتباطات سازمان دائماً در حال حرکت و جنب و جوش است که گردش صحیح این چرخه به منزله حرکت آن سازمان به سمت هدف و در مسیر توسعه خواهد بود.
به خاطر داشته باشیم شناخت ویژگی های هر جایگاه و سرمایه های انسانی مخاطب ما، در آن جایگاه و نحوه تعامل شخصیت های حقیقی و حقوقی در قالب اصول حاکمیت شرکتی مواردی است که قطعاً روابط عمومی با توجه ویژه و موشکافی در آن ها می تواند، به درستی و به شکلی بنیادی و اثر بخش به ایفای نقش بپردازد. آن چه در ادای صحیح این رسالت می تواند، تسریع کننده باشد، دیدگاه سطوح عالی در یک سازمان و اعتقاد آن ها به فعالیت و رسالت و حیاتی بودن جایگاه آن در سازمان خود می باشد و از آن جا که در اغلب ساختارها ارتباط مستقیم بین مدیریت ارشد و مسئولین این حوزه لحاظ شده است، اهمیت این باور بارها بیشتر از قبل خواهد بود.
آن چه که بیش از پیش بایستی به آن توجه کرد اثرگذاری فعالیت های روابط عمومی در قالب تنظیم ارتباطات و توسعه آن بر کسب و کار شرکت، درآمد زایی و توسعه فعالیت های آن به عنوان یک بخش جدایی ناپذیر و حیاتی از بدنه سازمان است.
روش های متنوع برای توسعه ارتباطات در یک سازمان در تعاملات داخلی و خارجی اش در بسترهای سنتی و نوین قابل پیاده سازی بوده و همین وجود تنوع بی نهایت در این زمینه است که به نوعی خود سرزمین فرصت هاست برای خلق خانواده های سازمانی یکپارچه و یکدل و افراد از الگوی ارتباطات سازمانی خود می توانند، برداشت های مثبتی را برای تنظیم و بهبود ارتباطات شخصی خود در سطح خانه و جامعه داشته باشند و این همان جهان زیباست با ارتباطات سالم و زیبا.
روابط عمومی یک سازمان در جایگاه مشاوری هوشمند و راهبردی همفکر و چراغ راهی درکنار سایر ارکان یک سازمان برای مدیریت ارشد آن خواهند بود و در تصمیم سازی ها نقشی کلیدی را ایفا می کنند.
این نکته را نیز در پایان نباید از یاد برد که جنس ارتباطات و کیفیت آن همواره در سطح فرد، خانواده، جامعه، ملت ها و جهانی عاملی است تعیین کننده که فرداهای روشن ما را رقم می زنند. فرداهایی با روزهایی که حاضرین در هر سوی ارتباط خشنود و راضی هستند.
ارتباطات در هر سازمان سطوح و انواع متنوعی دارد و این وجود ارتباطات است که مبنای شکل گیری ساختار سازمان را فراهم می نماید که آجر بنای اصلی هر سازمانی است که پا به عرصه وجود می گذارد. آن چه مسلم است جایگاه های سازمانی، نقش ها، سیاست گذاری، همه و همه بر مبنای نوع ارتباطات موجود، گذشته و آتی تدوین می شوند و بر مبنای کارکردها و توسعه این ارتباطات، تعاریف، سیاست گذاری ها و برنامه ریزی های سازمانی نیز مورد برنامه ریزی مجدد، باز تعریف و بازنگری قرار می گیرند.
در سطوح مختلف ارتباط یک سازمان بر مبنای موقعیت مخاطب با انواع ارتباطات درون سازمانی، برون سازمانی و بین سازمانی مواجه هستیم.
همان گونه که در هر علم و صنعتی، متخصصین آن بایستی امور را در دست بگیرند، هرگاه بحث ارتباطات برای یک سازمان پیش می آید، ناخودآگاه اولین گزینه ذهنی ما مدیران و کارشناسان و فعالان حوزه روابط عمومی در آن سازمان، خواهد بود.
بحث تنظیم ارتباطات سازمانی یکی از وظایف و تخصص ها در حوزه کار گسترده روابط عمومی است که همواره بایستی با ظرافت، بر مبنای روش های علمی و کاملاً هنرمندانه به سرانجام برسد. وظیفه ای خطیر که همواره بایستی در حال بازنگری، بهسازی و توسعه باشد، زیرا که تحولات در یک سازمان از یک سو، انواع رفتارهای ارتباطی سازمان و سرمایه های انسانی آن اثرگذار بوده و از سوی دیگر خود مجدداً از نتیجه این تحولات و تغییرات متأثر می شود و این به مثال یک چرخه پویا بین بنیادهای ارتباطات سازمان دائماً در حال حرکت و جنب و جوش است که گردش صحیح این چرخه به منزله حرکت آن سازمان به سمت هدف و در مسیر توسعه خواهد بود.
به خاطر داشته باشیم شناخت ویژگی های هر جایگاه و سرمایه های انسانی مخاطب ما، در آن جایگاه و نحوه تعامل شخصیت های حقیقی و حقوقی در قالب اصول حاکمیت شرکتی مواردی است که قطعاً روابط عمومی با توجه ویژه و موشکافی در آن ها می تواند، به درستی و به شکلی بنیادی و اثر بخش به ایفای نقش بپردازد. آن چه در ادای صحیح این رسالت می تواند، تسریع کننده باشد، دیدگاه سطوح عالی در یک سازمان و اعتقاد آن ها به فعالیت و رسالت و حیاتی بودن جایگاه آن در سازمان خود می باشد و از آن جا که در اغلب ساختارها ارتباط مستقیم بین مدیریت ارشد و مسئولین این حوزه لحاظ شده است، اهمیت این باور بارها بیشتر از قبل خواهد بود.
آن چه که بیش از پیش بایستی به آن توجه کرد اثرگذاری فعالیت های روابط عمومی در قالب تنظیم ارتباطات و توسعه آن بر کسب و کار شرکت، درآمد زایی و توسعه فعالیت های آن به عنوان یک بخش جدایی ناپذیر و حیاتی از بدنه سازمان است.
روش های متنوع برای توسعه ارتباطات در یک سازمان در تعاملات داخلی و خارجی اش در بسترهای سنتی و نوین قابل پیاده سازی بوده و همین وجود تنوع بی نهایت در این زمینه است که به نوعی خود سرزمین فرصت هاست برای خلق خانواده های سازمانی یکپارچه و یکدل و افراد از الگوی ارتباطات سازمانی خود می توانند، برداشت های مثبتی را برای تنظیم و بهبود ارتباطات شخصی خود در سطح خانه و جامعه داشته باشند و این همان جهان زیباست با ارتباطات سالم و زیبا.
روابط عمومی یک سازمان در جایگاه مشاوری هوشمند و راهبردی همفکر و چراغ راهی درکنار سایر ارکان یک سازمان برای مدیریت ارشد آن خواهند بود و در تصمیم سازی ها نقشی کلیدی را ایفا می کنند.
این نکته را نیز در پایان نباید از یاد برد که جنس ارتباطات و کیفیت آن همواره در سطح فرد، خانواده، جامعه، ملت ها و جهانی عاملی است تعیین کننده که فرداهای روشن ما را رقم می زنند. فرداهایی با روزهایی که حاضرین در هر سوی ارتباط خشنود و راضی هستند.
لازم به ذکر است سید امین افصحی به عنوان همکار شرکت گروه مالی بانک مسکن در سمت رئیس اداره روابط عمومی و امور بین الملل هم اکنون در این شرکت مشغول فعالیت می باشند.
باشگاه مخاطبان